Oppgavestyring
Oppgaver gjør det mulig og planlegge fremtidig arbeid på prosjekt eller kunde. En oppgave kan inneholde produkter og timer samt generell informasjon og beskrivelse. En oppgave kan tildeles personer løpende, eller en person kan selv opprette oppgave.
Hva en oppgave kan inneholde
En oppgave kan inneholde forskjellig informasjon som bidrar til at alle involverte parter forstår hva som skal utføres av aktiviteter, når og hvor.
Tittel
Start og sluttdato
Beskrivelse
Repetisjon
Prosjekt og/eller kunde
Adresse
Utførende (hvem som skal utføre aktiviteten)
Foreslått starttid
Totaltid (budsjett)
Når en oppgave tildeles en person blir det opprettet en kjede med oppgaver hvor hver oppgave får et eget nummer eks. 15-1 hvor da -1 er tallet for den spessifikke oppgaven som er tildelt til en person. Dette kan enkelt ses ved at man går til oversikten over alle oppgaver og åpner en oppgave, da vil man nederst i skjema se en oversikt over alle oppgaver sortert på status hvor hver oppgave har et -nummer.
Alle oppgaver som tildeles må aksepteres av utførende og oppgaven vil da få status "pågående", og når oppgaven er ferdig må utførende trykke fullfør som gir oppgaven status "fullført". Når en oppgave er fullført vil den kunne sendes videre med innhold, har man integrasjoner mot 3.part eks. Tripletex. Merk. registrerte timer sendes ikke med.
Opprette oppgave på web
På web kan en oppgave opprettes på flere forskjellige måter.
Pool (venstrestilt element)
Opprettes en oppgave her må den tildeles en person ved å bruke dra oppgaven å slippe den på en person eller åpne oppgaven og tildele en/flere utførende (person/personer). Dra/slipp fungerer kun hvis utførende og/eller dato ikke er satt
I ressursplanlegger
I ressursplanlegger har man en oversikt over alle aktive ansatte i en ukes oversikt med mulighet for å bytte uke. Her kan man trykke på en bestemt dag/ansatt og på pluss knappen for å opprette en oppgave.
I kalender
I kalenderen ser man en oversikt over alle brukere og oppgaver som er fordelt til brukere. På dagens dato ser man en knapp med pluss tegn, mens ved å holde over andre dager kommer den samme knappen til synlighet.
På en hovedoppgave
I oppgave oversikten ser man en liste med alle hovedoppgaver, åpne en av hovedoppgavene og man ser en liste over alle underoppgaver nederst i skjema. Hvis man legger til flere medlemmer eller øker perioden vil det opprettes/slettes underoppgaver automatisk basert på ny periode og nye medlemmer. Merk. hvis en oppgave har sluttdato som er passert og denne økes vil det kun opprettes underoppgaver fra dagens dato og fremover.
Opprette oppgave på App
På GO Digital APP kan alle brukere opprette sine egne oppgaver, plukke ledige oppgaver eller bli medlem av en allerede tildelt/pågående oppgave. Oppgaver som er opprettet av bruker selv er også mulig og redigere.
Slette oppgaver
Å slette en hovedoppgave eller en underoppgave gjøres på selve oppgaven. Sletter man en hovedoppgave blir også alle underoppgaver slettet. Sletter man en underoppgave blir underoppgaven arkivert, med mulighet for å bli gjennopprettet.
For å gjennopprette en arkivert underoppgave må man trykke på knappen detaljer som er til høyre for nedtrekkslisten med medlemer. Her får man en oversikt over alle medlemmer og alle deres underoppgaver, hvis en underoppgave er arkivert vil det være en knapp som sier opprett oppgave. Ved å trykke på denne knappen gjennopprettes underoppgaven.
Utfylling av detaljer på en oppgave
Detaljer som tittel, dato, prosjekt osv. kan kun redigeres og fylles ut på en hovedoppgave. Det er også kun ledere og adminstratorer som kan gjøre en slik handling. Har man derimot opprettet en egen oppgave på GO Digital APP kan denne redigeres uavhengig rolle.
Repetisjon av oppgaver
En hovedoppgave kan settes til og repetere automatisk, men det er noen betingelser for at dette skal fungere.
1. En oppgave vil kun repeteres innenfor den perioden man velger ved å sette start- og sluttdato.
2. En oppgave repeteres på de dager som er huket av og basert på hvilken hyppighet som er satt.
Foreslått starttid
Dette er kun et forslag ovenfor dem som skal utføre en oppgave, men hvis foreslått starttid er satt vil timelisten anbefale klokkeslettet som er satt som starttid ved registrering av timer.
Totaltid (budsjett)
Budsjett fungerer på 2 måter.
1. Ved å legge til budsjett før dato og medlemmer, vil antallet som legges til i budsjett automatisk bli fordelt på de dager og medlemer som er lagt til.
2. Hvis det legges til flere medlemmer eller periode justeres må budsjett justeres manuelt.
For å justere/redigere budsjett per dag/medlem, trykk på knappen detaljer til høyre for nedtrekkslisten med medlemmer. Et skjema åpnes og her kan man fordele budsjett timer og nederst i skjema har man en full oversikt over hva som er fordelt, hva som gjenstår og om det er budsjettert for lite.
Oversikt over oppgaver sortert på status
På en hovedoppgave ligger alle underoppgaver nederst i skjema sortert på status. Alle underoppgaver med status overført vil alltid ligger øverst, deretter fullført, så pågående, tildelt og nye.
Legg til produkter (krever integrasjon mot 3.part)
På oppgaver kan det registreres produkter ved å søke etter det produktet man vil legge til. Når man søker etter produkter, søkes det direkte i 3.part lager, slik at denne funksjonen fungerer kun hvis det er aktivert en integrasjon mot en 3.part som har lager funksjon.
Registrering av timer
Når en oppgave er akseptert er det mulig for en bruker å registrere timer. Da åpnes timeregistreringsskjema hvor starttid blir foreslått, prosjekt/kunde er satt automatisk hvis info finnes.
Når timer registreres legges det foreløpig til i kommentarfelt hvilken oppgave timer tilhører. Her kommer det en forbedring slik at timeliste vil inneholde en egen kolonne for oppgaver med mulighet for å flytte timer.
Send oppgave til 3.part som ordre (krever integrasjon mot 3.part)
På en hovedoppgave kan underoppgaver med produkter sendes opp til 3.part som en ordre klar til fakturering.
For å kunne sende opp som en ordre må kunde være satt, og en eller flere underoppgaver må være valgt.
Når en eller flere underoppgaver er sendt opp som en ordre, vil endringer som gjøres på et produkt i GO Digital automatisk oppdatere ordre hos 3.part. Dette gjelder også ved sletting eller ved å legge til flere/nye produkter.
Sendes det opp en eller flere underoppgaver etter at det allerede er sendt opp noen andre underoppgaver vil dette generere en ny ordre. Det betyr at det er ikke mulig å sende opp yttligere underoppgaver på en allerede eksisterende ordre.
Merk. endringer som gjøres på en ordre hos 3.part vil ikke påvirke underoppgaven i GO Digital, men hvis underoppgave i GO Digital blir lagret på nytt vil endringer på ordren hos 3.part overskrives med det som ligger i GO Digital.
Send produkter til 3.part som ordrelinjer på prosjekt (krever integrasjon mot 3.part)
På en hovedoppgave kan produkter som er knyttet til en underoppgave sendes opp som ordrelinjer på prosjekt hos 3.part.
For å kunne sende opp produkter som en ordrelinje må prosjekt være satt, og en eller flere underoppgaver må være valgt.
Produkter som ligger på underoppgaver vil bli kombinert og lagt sammen slik at samme produkt ikke dupliseres. Det samme er hvis man gjør endringer, sletter eller legger til nye produkter.
Velger man flere underoppgaver i etterkant og sender produkter opp til 3.part vil det genereres nye ordrelinjer, slik at produkter vil ikke kombineres med hva som allerede er sendt opp.
For å slette en underoppgave som allerede er sent opp til 3.part må først alle produkter slettes slik at status endres tilbake til fullført og deretter kan man slette underoppgaven.
Merk. endringer som gjøres på en ordrelinje hos 3.part vil ikke påvirke underoppgaven i GO Digital, men hvis underoppgave i GO Digital blir lagret på nytt vil endringer på ordren hos 3.part overskrives med det som ligger i GO Digital.