Fravær
Alt man trenger og vite om hvordan fravær fungerer.
GO digital lar alle brukere registrere sitt sykefravær på en enkel og effektiv måte på mobilen og web. Systemet holder orden på det antall egenmeldingsdager den ansatte har tilgjengelig for seg selv og eventuelt fravær knyttet til sykt barn.
Virksomhetens ledelse kan enkelt hente frem statistikk over sykefraværet og følge dette fra måned til måned.
Når dine ansatte registrerer sitt sykefravær på mobilen vil du få tilgang til denne informasjonen i systemet når du logger inn på en PC. For å få tilgang til verktøyet for oversikt over fravær trykker du først på "Personalstyring" i menylinjen øverst og så "Fravær".
Fraværoversikt
I fraværsoversikten får du en liste over fraværet som har blitt registrert, sortert kronologisk fra det nyeste til eldste. Du får også en oppsummering øverst på skjermen over det totale fraværet i din virksomhet. Du kan velge å søke på spesifikke ansatte i søkefeltet til venstre. Om du ønsker å se på, redigere eller slette fravær bruker du de 3 knappene til høyre for hver linje i listen.
Ved å trykke på den turkise knappen med et øye-ikon vil du få opp en oppsummering av informasjonen i egenmeldingen i et nytt vindu. Du kan velge å printe dette eller lagre det som en PDF ved å trykke på knappen "Print" nederst i skjemaet.
Ved å trykke på den lilla knappen med penn-symbol kan du redigere informasjonen i fraværet. Her kan du også endre status fra "Ny" til "Fullført" for å markere fraværet som godkjent fra virksomhetens side. Fravær som er "Fullført" kan ikke endres av brukeren.
Ved å trykke på den røde knappen med søppelbøtte-symbol kan du slette fraværet.
Fraværstyper
Når et fravær registreres kan det velges mellom 4 typer fravær hvor hver type består av egne regler.
Et fravær kan også kobles til et prosjekt, dette er ofte brukt når man ønsker og se de faktiske kostnadene knyttet til et prosjekt.
Fravær har en egene timetyper (lønnsarter) som settes automatisk og det er en kode for fravær uten prosjekt og en kode for fravær med prosjekt. Koder er opplyst nedenfor.
Når et fravær registreres vil det samtidig blir registrert timerader i timelisten knyttet til korrekte timetyper slik at når lønnsgrunnlag skal produseres eller overføres blir korrekt og den ansatte får riktig lønn. Blir et fravær eller timene godkjent blir begge deler godkjent automatisk.
Alt fravær som registreres gjøres synlig i ressurskalender hvor fravær vises med egne farger. Orange = Sykefravær og Blå = Ferie.
Innstillinger
En bedrift kan ha forskjellige bestemmelser for hvordan fravær skal fungere og via bedriftsprofilen kan Administrator velge om det skal benyttes 4x3 eller 12 dager fritt. 4x3 er standard, men det kan velges om bedriften har IA-avtale hvor dette kan aktiveres.
Det kan via innstillinger velges om det skal registreres fravær på lørdag og/eller søndager. Velges det ikke at fravær skal registreres på en av disse eller begge vil fravær hoppe over dette når det registreres.
Det kan via bedriftsprofilen velges om det skal benyttes 5 eller 6 dagers uker når ferie registreres. Standard er 6 dagers uke, men dette kan endres ved å velge 5 dagers uke.
Egenmelding
Når en egenmelding skal registreres så sjekker systemet etter når den ansatte ble ansatt og er ansettelsesforholdet for nytt vil brukeren ikke få muligheten til og registrere fravær da en ansatt skal være ansatt en bestemt periode før man får denne rettigheten.
Når en egenemelding er registrert må den ansatte være tilbake på arbeid i minimum 16 dager før et nytt fravær av typen egenmelding kan benyttes.
Egenmelding uten prosjekt = 1270
Egenmelding med prosjekt = 1280
Egenmelding sykt barn/barnepasser
Når en egenmelding sykt barn/barnepasser skal registreres så sjekker systemet om det finnes informasjon om barn til den ansatte. Hvis dette ikke finnes vil det ikke kunne registreres fravær av denne typen.
Barn registreres på den ansatte brukerprofil hvor man legger til fødselsdato, om den ansatte er aleneforsørger og om barnet har noen kroniske sykdomer. Alle disse gir den ansatte visse rettigheter og antall dager den ansatte har tilgjengelig styres av disse reglene.
Egenmelding sykt barn/barnepasser uten prosjekt = 1271
Egenmelding sykt barn/barnepasser med prosjekt = 1281
Sykemelding
Når en sykemelding skal registreres så sjekker ikke systemet etter noen spesielle regler, men er sykemeldingen over en periode som er lenger enn 16 dager vil sykemeldingen bli splittet automatisk slik at grunnlag blir korrekt.
Sykemelding uten prosjekt = 1272
Sykemelding med prosjekt = 1282
Sykemelding uten prosjekt utover 16 dager = 1273
Sykemelding med prosjekt utover 16 dager = 1283
Ferie
Når en sykemelding skal registreres så sjekker ikke systemet etter noen spesielle regler. Den ansatte velger kun fra og til dato og ferie vil bli registrert og sendt til leder og/eller Admin-HR for behandling.
Ferie = 1290
SSB rapport
Det er også mulighet for å lage SSB-rapporter basert på kvartal som kan sendes inn ved rapportering når man får forespørsel om dette. Rapporten som lages er et grunnlag, og det kan ikke sendes inn elektronisk fra GO digital.